Introdução

A gestão de ativos é um componente crítico para a eficiência operacional de qualquer organização. A padronização de dados é uma estratégia chave que pode melhorar significativamente a forma como os ativos são gerenciados. Neste artigo, vamos explorar como criar tabelas de referência que facilitarão a auditoria, o controle de custos e a mitigação de riscos.

O que são Tabelas de Referência?

Tabelas de referência são conjuntos de dados que fornecem informações consistentes e estruturadas sobre ativos. Elas ajudam as equipes a manterem informações uniformes, reduzindo erros e aumentando a eficiência no gerenciamento de ativos.

Checklist para Padronização de Dados

  • Defina os tipos de ativos que serão gerenciados.
  • Identifique as informações necessárias para cada tipo de ativo.
  • Estabeleça formatos padrão para entradas de dados.
  • Crie tabelas de referência para categorias, estados e localizações dos ativos.
  • Implemente um processo de revisão e atualização regular das tabelas.

Exemplo Prático: Criação de Tabelas de Referência

Vamos considerar uma empresa que gerencia equipamentos de TI. Aqui estão os passos para criar tabelas de referência:

Passo 1: Identificação dos Ativos

Liste todos os equipamentos que a empresa possui, como computadores, impressoras e servidores.

Passo 2: Definição das Informações Necessárias

Para cada tipo de equipamento, defina as informações que precisarão ser coletadas: marca, modelo, número de série, localização e estado.

Passo 3: Estabelecimento de Formatos Padrão

Defina como os dados serão inseridos. Por exemplo, todos os números de série devem ter 12 caracteres e as localizações devem seguir uma nomenclatura específica.

Passo 4: Criação das Tabelas

Utilize uma ferramenta de gestão de ativos para criar tabelas que organizem as informações de maneira clara e acessível.

Passo 5: Revisão e Atualização

Programe revisões mensais para garantir que as informações estejam sempre atualizadas e corretas.

Métricas e KPIs para Avaliar a Gestão de Ativos

Após a implementação das tabelas de referência, é crucial monitorar o desempenho da gestão de ativos. Aqui estão algumas métricas importantes:

  • Acuracidade do Inventário: Percentual de ativos registrados corretamente.
  • MTBF (Mean Time Between Failures): Tempo médio entre falhas de ativos.
  • MTTR (Mean Time To Repair): Tempo médio para reparar um ativo.
  • Tempo de Auditoria: Duração média das auditorias de ativos.
  • % de Ativos sem Responsável: Percentual de ativos que não têm um responsável designado.

Erros Comuns e Como Evitá-los

Ao padronizar dados e criar tabelas de referência, algumas armadilhas podem surgir. Aqui estão erros comuns e como evitá-los:

  • Falta de Envolvimento da Equipe: Envolva todos os departamentos relevantes desde o início do processo.
  • Dados Desatualizados: Estabeleça um cronograma regular para a revisão e atualização das informações.
  • Ausência de Treinamento: Forneça treinamento adequado para todos os usuários que interagirão com as tabelas de referência.
  • Formato Inconsistente: Certifique-se de que todos os dados seguem o mesmo formato para evitar confusões.

Conclusão

A padronização de dados e a criação de tabelas de referência são fundamentais para uma gestão de ativos eficaz. Ao seguir este guia, sua empresa poderá melhorar a acuracidade dos dados, otimizar processos e, consequentemente, reduzir custos e riscos associados à gestão de ativos.