Introdução
Realizar um inventário eficaz de ativos é fundamental para garantir que sua empresa tenha controle total sobre seus recursos. O inventário não apenas ajuda a manter a organização, mas também permite a auditoria eficiente, reduz custos e minimiza riscos. Neste artigo, apresentaremos um passo a passo para conduzir um inventário de ativos de forma eficaz.
Passo a passo para um inventário eficaz de ativos
Um inventário bem-sucedido requer planejamento cuidadoso e execução metódica. Abaixo, descrevemos um processo que pode ser seguido por sua equipe.
1. Planejamento do Inventário
- Defina o escopo do inventário: quais ativos serão incluídos?
- Estabeleça prazos e cronograma de execução.
- Determine a equipe responsável pela realização do inventário.
- Escolha as ferramentas que serão utilizadas (software de gestão, planilhas, etc.).
2. Coleta de Dados
Realize a coleta de dados de todos os ativos, utilizando os seguintes métodos:
- Verificação física dos ativos.
- Consulta a registros anteriores e sistemas de gestão.
- Entrevistas com funcionários responsáveis pelos ativos.
3. Registro e Organização
Organize os dados coletados em uma base única e de fácil acesso. A plataforma Ordomind Assets pode ser utilizada para registrar e categorizar todos os ativos com eficiência.
4. Análise de Acurácia
Verifique a acurácia dos dados registrados, comparando com registros anteriores e realizando uma auditoria cruzada. Corrija quaisquer inconsistências encontradas.
5. Relatório Final
Crie um relatório com as informações coletadas, incluindo dados sobre a condição dos ativos, custos associados e eventuais despesas não planejadas.
Exemplo Prático: Mini-Caso de Inventário de Ativos
Suponha que sua empresa deseje realizar um inventário de todos os computadores utilizados pela equipe de TI. Siga os passos abaixo:
Passos do Mini-Caso:
- Defina o escopo: Inclua todos os computadores de mesa e laptops.
- Estabeleça prazos: Dê um mês para a conclusão do inventário.
- Forme uma equipe: Selecione três membros da equipe de TI para a tarefa.
- Coleta de dados: Realize uma verificação física em todos os dispositivos e registre as informações.
- Registro: Utilize a plataforma Ordomind Assets para registrar cada computador, incluindo informações como modelo, número de série e localização.
- Verificação: Compare os dados com registros anteriores e faça correções, se necessário.
- Relatório: Elabore um relatório final com os resultados do inventário e análise de custos.
KPIs e Métricas para Avaliar o Inventário
Para garantir a eficácia do seu inventário de ativos, acompanhe as seguintes métricas:
- Acurácia do inventário: Percentual de ativos corretamente registrados em relação ao total.
- MTBF (Mean Time Between Failures): Média de tempo entre falhas de ativos.
- MTTR (Mean Time To Repair): Tempo médio necessário para reparar ativos.
- Tempo de auditoria: Tempo total gasto na auditoria dos ativos.
- % de ativos sem responsável: Percentual de ativos que não têm um responsável designado.
Erros Comuns e Como Evitar
Existem alguns erros frequentes que podem comprometer o sucesso do seu inventário:
- Falta de planejamento: Evite iniciar o inventário sem um plano claro. Estabeleça metas e cronogramas.
- Dados incompletos: Sempre verifique a integridade dos dados coletados. Dados incompletos podem levar a decisões erradas.
- Não envolver a equipe: Envolva todos os colaboradores que utilizam os ativos. Eles podem fornecer informações valiosas.
- Falta de acompanhamento: Após o inventário, continue monitorando os ativos regularmente para manter a precisão dos registros.
Conclusão
Realizar um inventário eficaz de ativos é um passo crucial para uma gestão de ativos bem-sucedida. Ao seguir o passo a passo apresentado e estar atento aos KPIs e erros comuns, sua equipe estará mais bem preparada para gerenciar os ativos de forma eficiente e estratégica.
