Introdução

Realizar um inventário eficaz de ativos é fundamental para garantir a saúde financeira e operacional de uma empresa. Um inventário bem feito ajuda a reduzir custos, melhorar a eficiência e minimizar riscos. Neste artigo, vamos apresentar um passo a passo para que as equipes de operações, administrativo e TI consigam executar esse processo de forma clara e organizada.

Passo a Passo para um Inventário Eficaz

Para conduzir um inventário de ativos eficiente, siga as etapas abaixo:

1. Planejamento do Inventário

  • Defina os objetivos do inventário.
  • Identifique os ativos a serem contados.
  • Escolha os métodos de contagem (manual, automático).
  • Estabeleça um cronograma para a execução.

2. Preparação do Ambiente

  • Assegure que todos os locais onde os ativos estão armazenados estejam organizados.
  • Tenha uma equipe designada para realizar as contagens.

3. Execução da Contagem

  • Realize a contagem dos ativos conforme o planejado.
  • Utilize ferramentas de gestão de ativos para registrar as informações.

4. Validação e Análise dos Dados

  • Compare os dados coletados com registros anteriores.
  • Identifique discrepâncias e faça ajustes conforme necessário.

5. Relatório e Ações Corretivas

  • Elabore um relatório com os resultados do inventário.
  • Identifique ações corretivas para ativos em situação irregular.

Exemplo Prático: Mini-Caso

Vamos considerar uma empresa de tecnologia que possui diversos equipamentos de informática. A equipe de TI decide realizar um inventário anual. Aqui estão os passos que seguiram:

  • Planejamento: A equipe definiu que o objetivo era atualizar o status de todos os notebooks e desktops.
  • Preparação: Todos os equipamentos foram organizados em um local específico e a equipe foi dividida em grupos pequenos.
  • Execução: Utilizaram um software de gestão de ativos para registrar cada equipamento, incluindo número de série e estado.
  • Validação: As informações foram comparadas com o registro anterior, identificando 5 notebooks que não estavam mais em uso.
  • Relatório: O relatório final incluiu a remoção dos ativos obsoletos e a atualização do status dos restantes.

KPI's e Métricas do Inventário

Para medir a eficácia do seu inventário de ativos, considere acompanhar as seguintes métricas:

  • Acurácia do Inventário: percentual de ativos registrados corretamente em comparação com o total de ativos.
  • MTBF (Mean Time Between Failures): tempo médio entre falhas dos ativos, útil para planejar manutenções preventivas.
  • MTTR (Mean Time To Repair): tempo médio para reparar ativos após uma falha.
  • Tempo de Auditoria: tempo gasto para concluir o processo de auditoria.
  • % de Ativos Sem Responsável: percentual de ativos que não têm um responsável designado, que pode indicar falta de controle.

Erros Comuns e Como Evitar

Durante o processo de inventário, algumas armadilhas podem ser evitadas. Aqui estão os erros mais comuns:

  • Falta de Planejamento: Não ter um plano claro pode levar a contagens incompletas. Evite isso estipulando um cronograma e objetivos claros.
  • Desorganização: Um ambiente desorganizado dificulta a contagem. Assegure que todos os ativos estejam acessíveis e organizados.
  • Ignorar Discrepâncias: Não abordar diferenças nos dados pode gerar problemas futuros. Realize uma análise detalhada e corrija os registros.
  • Não Definir Responsáveis: A falta de responsabilidade pode resultar em perda de controle sobre os ativos. Designar responsáveis para cada ativo é essencial.

Conclusão

Realizar um inventário eficaz de ativos é um passo fundamental para melhorar a gestão e o controle sobre os recursos de uma empresa. Seguindo este passo a passo e evitando os erros comuns, sua equipe estará mais preparada para garantir a acuracidade e integridade dos ativos, promovendo uma gestão mais eficiente e segura.