Introdução
Realizar um inventário eficaz de ativos é uma prática essencial para qualquer empresa que deseje manter o controle sobre seus recursos. Um inventário bem estruturado permite a identificação de ativos, o acompanhamento de sua utilização e a minimização de riscos. Neste artigo, apresentaremos um passo a passo para conduzir um inventário de ativos de forma eficaz, abordando desde a preparação até a análise dos resultados.
Passo a passo para um inventário eficaz
1. Planejamento
O primeiro passo é planejar o inventário. Isso envolve definir os objetivos, o escopo e a metodologia a ser utilizada. É importante determinar quais ativos serão incluídos e quais informações serão coletadas.
2. Formação da equipe
Monte uma equipe responsável pelo inventário, incluindo membros de diferentes departamentos, como operações, administrativo e TI. Isso garante uma visão ampla e o comprometimento de todos os setores.
3. Definição de categorias de ativos
Classifique os ativos em categorias, como hardware, software, mobiliário, entre outros. Essa organização facilita a coleta de dados e a análise posterior.
4. Coleta de dados
Utilize ferramentas de gestão de ativos para coletar dados dos ativos. As informações a serem coletadas incluem localização, estado, responsável e valor. A automação pode acelerar esse processo e aumentar a precisão.
5. Verificação e validação
Realize uma verificação física dos ativos para validar as informações coletadas. É fundamental que todos os ativos estejam registrados corretamente.
6. Análise dos dados
Após a coleta e validação dos dados, analise as informações para identificar tendências, problemas e oportunidades de melhoria. Essa análise é essencial para a tomada de decisões estratégicas.
7. Documentação e relatório final
Documente todo o processo e elabore um relatório final com os dados analisados. Inclua recomendações para melhorias e estratégias para o gerenciamento contínuo dos ativos.
Checklist para um inventário de ativos
- Definir objetivos e escopo do inventário
- Formar uma equipe multidisciplinar
- Classificar os ativos em categorias
- Selecionar ferramentas para coleta de dados
- Realizar a coleta de dados
- Verificar fisicamente os ativos
- Analisar os dados coletados
- Documentar o processo e elaborar relatório
Exemplo prático: Mini-caso de inventário de ativos
Vamos considerar uma empresa de médio porte que deseja realizar seu inventário de ativos. Os passos seguidos foram:
1. Planejamento
A equipe definiu que o inventário incluiria todos os computadores e dispositivos móveis da empresa.
2. Formação da equipe
A equipe foi composta por membros das áreas de TI, administrativo e operações.
3. Definição de categorias de ativos
Os ativos foram classificados como: computadores, laptops e smartphones.
4. Coleta de dados
Utilizou-se um software de gestão para registrar a localização e o responsável por cada ativo.
5. Verificação e validação
A equipe realizou uma verificação física dos ativos para garantir que todos estavam registrados corretamente.
6. Análise dos dados
A análise revelou que 15% dos ativos estavam sem responsável designado, o que foi imediatamente tratado.
7. Documentação e relatório final
Um relatório foi elaborado com as descobertas e recomendações para melhorar o gerenciamento de ativos na empresa.
KPIs e métricas para acompanhamento
Para garantir a eficiência do inventário de ativos, considere acompanhar as seguintes métricas:
- Acurácia do inventário: Percentual de ativos registrados corretamente.
- MTBF (Mean Time Between Failures): Média de tempo entre falhas de ativos.
- MTTR (Mean Time To Repair): Média de tempo para reparar ativos.
- Tempo de auditoria: Duração total da auditoria de ativos.
- % de ativos sem responsável: Porcentagem de ativos sem um responsável designado.
Erros comuns e como evitá-los
Durante o processo de inventário, é fácil cometer erros que podem comprometer a eficácia do trabalho. Aqui estão alguns erros comuns e como evitá-los:
- Não envolver todas as áreas: A falta de colaboração entre departamentos pode levar a dados incompletos. Envolva todas as partes interessadas.
- Não validar informações: Ignorar a verificação física dos ativos pode resultar em erros. Sempre valide as informações coletadas.
- Desconsiderar a documentação: A falta de documentação adequada pode dificultar futuras auditorias. Documente cada etapa do processo.
Conclusão
Realizar um inventário eficaz de ativos é essencial para a gestão eficiente e minimização de riscos nas empresas. Seguindo este passo a passo, sua equipe poderá aumentar a maturidade na gestão de ativos, garantindo maior controle e eficiência.
