Introdução

Realizar um inventário eficaz de ativos é fundamental para garantir a eficiência operacional de uma empresa. Um bom controle de ativos não apenas ajuda a minimizar custos, mas também a mitigar riscos e facilitar auditorias. Neste artigo, vamos explorar um processo passo a passo para a realização de um inventário eficaz de ativos.

Passo a passo para um inventário eficaz

Abaixo, apresentamos um guia prático que pode ser adotado por equipes de operações e TI.

1. Planejamento do Inventário

  • Definir os objetivos do inventário (ex: controle de custos, conformidade).
  • Escolher a frequência do inventário (anual, semestral, mensal).
  • Identificar os ativos a serem inventariados (hardware, software, mobiliário).

2. Preparação do Equipe

  • Designar uma equipe responsável pelo inventário.
  • Treinar a equipe sobre os processos e ferramentas a serem utilizados.

3. Coleta de Dados

  • Utilizar ferramentas de gestão de ativos para registrar informações.
  • Realizar inspeções físicas dos ativos.

4. Análise e Validação

  • Comparar os dados coletados com registros anteriores.
  • Identificar discrepâncias e corrigir erros.

5. Relatório e Acompanhamento

  • Elaborar um relatório detalhado sobre o inventário.
  • Definir um plano de ação para resolver questões identificadas.

Exemplo Prático: Mini-Caso de Inventário de Hardware

Vamos considerar um exemplo prático de uma empresa que deseja realizar um inventário de seus ativos de hardware.

Passo 1: A equipe de TI planeja realizar o inventário a cada seis meses e define que irá incluir todos os computadores e servidores.

Passo 2: A equipe é treinada para usar a ferramenta de gestão de ativos e entender o que deve ser coletado.

Passo 3: A equipe realiza uma inspeção física, registrando cada ativo em um sistema de gestão.

Passo 4: Durante a análise, a equipe nota que 10 computadores estão ausentes e 5 estão com informações desatualizadas.

Passo 5: Um relatório é gerado, e um plano de ação é criado para investigar os ativos ausentes e atualizar os registros.

Métricas e KPIs para Avaliação de Inventário

A medição do sucesso do inventário é crucial. Algumas métricas importantes incluem:

  • Acurácia do Inventário: Percentual de ativos registrados corretamente.
  • MTBF (Mean Time Between Failures): Tempo médio entre falhas dos ativos.
  • MTTR (Mean Time To Repair): Tempo médio para reparar os ativos após uma falha.
  • Tempo de Auditoria: Duração média para a realização de auditorias.
  • % de Ativos sem Responsável: Percentual de ativos sem um responsável designado.

Erros Comuns e Como Evitar

Durante o processo de inventário, é comum cometer alguns erros. Aqui estão algumas dicas para evitá-los:

  • Não planejar adequadamente: O planejamento é essencial. Defina objetivos claros e uma metodologia.
  • Falta de comunicação: Mantenha todos os membros da equipe informados sobre suas responsabilidades e prazos.
  • Ignorar a tecnologia: Utilize ferramentas de gestão de ativos para facilitar a coleta e análise de dados.
  • Não revisar os dados: Sempre valide as informações coletadas e verifique inconsistências.

Conclusão

Realizar um inventário eficaz de ativos é um processo que requer planejamento, execução cuidadosa e avaliação contínua. Ao seguir este guia passo a passo, sua equipe poderá melhorar a gestão de ativos, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional.