Introdução
Realizar um inventário eficaz de ativos é uma prática essencial para garantir a controle, auditoria e a redução de custos e riscos em uma organização. Neste artigo, vamos explorar um passo a passo prático que pode ser aplicado por equipes de operações, administrativo, gestão e TI.
Passo a passo para um inventário eficaz
O processo de inventário de ativos pode ser dividido em várias etapas fundamentais. Aqui está um guia prático:
1. Planejamento
Defina quais ativos serão inventariados e crie um cronograma para a realização do inventário. Envolva as partes interessadas e estabeleça responsabilidades.
2. Preparação
Organize as ferramentas necessárias, como planilhas, softwares de gestão de ativos e equipamentos de scan.
3. Execução do Inventário
Realize a contagem física dos ativos. Utilize um checklist para garantir que todos os itens sejam contabilizados:
- Identificação do ativo
- Quantidade
- Localização
- Condição do ativo
- Responsável pelo ativo
4. Registro e Atualização
Registre as informações coletadas em um sistema de gestão de ativos. Certifique-se de que os dados sejam atualizados em tempo real.
5. Análise e Relatório
Analise os dados coletados e elabore um relatório com as informações essenciais sobre o inventário.
Exemplo Prático
Vamos considerar um mini-caso de uma empresa de tecnologia que precisa realizar o inventário de seus equipamentos de informática. Aqui estão os passos que eles seguiram:
Mini-caso: Inventário de Equipamentos de Informática
- Planejamento: A equipe de TI definiu que todos os computadores e impressoras seriam contabilizados e criou um cronograma de duas semanas.
- Preparação: A equipe utilizou um software de gestão de ativos e preparou um checklist para a contagem.
- Execução: Durante uma semana, a equipe contou todos os ativos, registrando a quantidade e condição de cada item.
- Registro: Os dados foram inseridos no sistema de gestão imediatamente após a contagem.
- Análise: Após a conclusão, um relatório foi gerado mostrando que 10% dos equipamentos estavam sem responsável.
KPIs e Métricas
Para medir a eficácia do seu inventário, é importante acompanhar alguns KPIs e métricas. Aqui estão algumas sugestões:
- Acurácia do Inventário: Percentual de ativos que foram registrados corretamente em relação ao total inventariado.
- MTBF (Mean Time Between Failures): Tempo médio entre falhas de ativos, que pode indicar a necessidade de substituição.
- MTTR (Mean Time To Repair): Tempo médio necessário para reparar um ativo, importante para análise de eficiência.
- Tempo de Auditoria: Duração do processo de auditoria do inventário, que deve ser monitorado para melhorias.
- % de Ativos sem Responsável: Percentual de ativos que não têm um responsável definido, que pode indicar problemas de controle.
Erros Comuns e Como Evitar
Durante o processo de inventário, alguns erros comuns podem ocorrer. Aqui estão algumas dicas para evitá-los:
- Não planejar adequadamente: Sempre crie um cronograma e envolva todas as partes interessadas desde o início.
- Falta de comunicação: Mantenha todos os envolvidos informados sobre o andamento do inventário e os resultados.
- Dados desatualizados: Certifique-se de que todas as informações sejam registradas em tempo real para evitar inconsistências.
- Não realizar auditorias regulares: Estabeleça um cronograma de auditorias periódicas para garantir a precisão e a atualização dos dados.
Conclusão
Realizar um inventário eficaz de ativos é um processo que requer planejamento, execução e análise cuidadosa. Ao seguir as etapas apresentadas e monitorar os KPIs, sua equipe estará mais preparada para gerenciar ativos de forma eficiente, reduzindo custos e riscos.
