Introdução

Realizar um inventário eficaz de ativos é essencial para garantir um controle adequado, reduzir custos e mitigar riscos. Neste artigo, apresentaremos um passo a passo para conduzir um inventário que não apenas atende às necessidades da sua equipe, mas também promove uma gestão de ativos mais madura e eficiente.

Passo a Passo para um Inventário Eficaz

Para que o processo de inventário seja bem-sucedido, siga os passos abaixo:

  • Planejamento: Defina os objetivos do inventário e a equipe responsável.
  • Seleção de Ativos: Liste todos os ativos que serão incluídos no inventário.
  • Coleta de Dados: Utilize ferramentas e métodos para coletar informações sobre cada ativo.
  • Validação: Verifique as informações coletadas e corrija eventuais erros.
  • Documentação: Registre os dados em um sistema de gestão de ativos.
  • Acompanhamento: Monitore os ativos regularmente e atualize o inventário conforme necessário.

Exemplo Prático: Mini-Caso de Inventário de TI

Vamos considerar o caso da empresa XYZ, que decidiu realizar um inventário de seus ativos de TI. Aqui estão os passos que a equipe seguiu:

  • 1. Planejamento: A equipe de TI se reuniu para definir o escopo do inventário, incluindo computadores, servidores e equipamentos de rede.
  • 2. Seleção de Ativos: Foi criada uma lista inicial de todos os ativos, com base nos registros existentes.
  • 3. Coleta de Dados: A equipe utilizou um software de gestão de ativos para escanear a rede e coletar informações sobre cada dispositivo.
  • 4. Validação: Após a coleta, os dados foram verificados em campo, corrigindo inconsistências, como ativos duplicados ou ausentes.
  • 5. Documentação: Os dados validados foram inseridos no sistema de gestão de ativos, com informações detalhadas, como localização e responsável.
  • 6. Acompanhamento: A equipe estabeleceu um cronograma de revisões trimestrais para manter o inventário atualizado.

KPIs e Métricas para Avaliação do Inventário

Após realizar o inventário, é importante acompanhar alguns KPIs e métricas para avaliar a eficácia do processo. Aqui estão algumas sugestões:

  • Acurácia do Inventário: Percentual de ativos registrados corretamente em relação ao total.
  • MTBF (Mean Time Between Failures): Média de tempo entre falhas de ativos críticos.
  • MTTR (Mean Time To Repair): Tempo médio necessário para reparar ativos após falhas.
  • Tempo de Auditoria: Duração média do processo de auditoria do inventário.
  • % de Ativos Sem Responsável: Percentual de ativos que não possuem um responsável designado.

Erros Comuns e como Evitar

Muitos problemas podem surgir durante o processo de inventário. Aqui estão alguns erros comuns e dicas para evitá-los:

  • Não Planejar Adequadamente: Falta de um planejamento claro pode levar a confusões e dados incorretos. Sempre comece com um plano bem definido.
  • Não Validar Dados: Ignorar a validação das informações pode resultar em um inventário cheio de erros. Realize verificações rigorosas.
  • Desatualização do Inventário: Um inventário desatualizado pode comprometer a eficácia da gestão de ativos. Estabeleça um cronograma regular de revisões.
  • Falta de Envolvimento da Equipe: Não incluir a equipe na coleta e verificação pode gerar resistência. Envolva todos os stakeholders no processo.

Conclusão

Realizar um inventário eficaz de ativos é um passo fundamental para a maturidade da gestão de ativos nas empresas. Seguindo este guia prático, você poderá implementar um processo robusto que não apenas garante controle e auditoria, mas também contribui para a redução de custos e riscos. Lembre-se de acompanhar os KPIs e evitar erros comuns para garantir o sucesso do seu inventário.